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一般来说,会议在外地举行,基本上都是委托当地的专业汽车租赁公司。车辆调度涉及到主办方和租车公司之间的沟通,也涉及到会议地点的车源问题。对主办单位来说,通常只会提出用车要求和安排要求,而租车公司则会考虑到车次安排,合理的预定车次,步行时间和路线等。
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